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Dirigir documentos de apertura a la Oficina de Transferencia Tecnológica y Vinculación Externa (OTVE):

• Acuerdo Consejo Académico de Unidad y Facultad, Centro o Sede.
• Oficio de asignación de código presupuestario (Oficina de Sistema de Información Académica).
• Completar la apertura del proyecto en el Sistema de Información Académica» (SIA) de la Vicerrectoría Académica.
• Presupuesto.

Enviar oficio dirigido a la dirección de la oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa (AICE) con los siguientes documentos:

• Acuerdo Consejo Académico de Unidad y Facultad, Centro o Sede.
• Oficio de asignación de código presupuestario (Oficina de Sistema de Información Académica).
• Propuesta de proyecto SIA.
• Convenio o acuerdo de financiamiento.
• Presupuesto.

Posteriormente, la AICE emite una resolución, la cual, será el instrumento que permita la apertura del proyecto en FUNDAUNA.

• Acuerdo del consejo de Unidad (debe indicar el funcionario responsable y funcionario control) fecha de vencimiento y moneda), el funcionario responsable de la administración de los recursos será el Subdirector de la Unidad o Vicedecano y el Funcionario Control el Director de la Unidad o el Decano según corresponda.
• Se debe adjuntar el presupuesto y vigencia.
• El acuerdo de aprobación, con los datos del monto y funcionario responsable y control debe ser dirigido a la Fundauna, con copia a la oficina asesora técnica (OTVE) y el Vicedecanato.

• Aval de apertura del posgrado parte del Sistema de Estudios de Posgrado de la Universidad Nacional (SEPUNA) donde se indique el nombre del posgrado, código de la cuenta, moneda, nombre y cédula del funcionario responsable y del control.
• Presupuesto

• Los Eventos Académicos serán propuestos por el Consejo de Unidad, de Sede o Sección Regional, de Facultad o de Centros, según corresponda.  En el caso que sean propuestos por el Consejo de una Unidad Académica deberán contar con el aval del Decano respectivo. Además, podrán ser propuestos por los directores de las oficinas de Rectoría y por las personas que ejerzan los cargos de Rector Adjunto y Vicerrectorías.
• Se debe indicar el Funcionario Responsable y Funcionario Control, vigencia del proyecto y el presupuesto.
• Estas actividades deberán ser ingresadas  al  sistema  de  información correspondiente, como una actividad universitaria puntual.

Se elaborará un presupuesto que contará con la autorización del consejo de la unidad académica, el comité de gestión académica del posgrado o la persona superior jerárquica de la unidad solicitante. La aprobación definitiva será competencia de la vicerrectoría respectiva en todos los casos, la cual aprobará el presupuesto y solicitará la apertura de la cuenta, ante la fundación.

• Acuerdo CONSACA, publicación en la Gaceta: La Vicerrectoría de Investigación (VI) lidera los concursos y asignación de fondos FIDA. Por medio de Gaceta Universitaria se comunican los proyectos FIDA ganadores, se indican los códigos SIA, el nombre del proyecto y el monto a acreditar para todos los años del proyecto (usualmente son proyectos de tres años).
• Oficio de asignación de código presupuestario (Oficina de Sistema de Información Académica).
• Presupuestos aprobados por la Vicerrectoría de Investigación.

Presentar la solicitud de cierre ante la Oficina de Transferencia Tecnológica y Vinculación Externa (OTVE), con los siguientes documentos:

• Informe de cierre según lo dispuesto en el artículo 11 del Reglamento de la Oficina de Transferencia Tecnológica.
• Constancia de cierre por parte de la Fundación.
• Acuerdo del Consejo Académico de Unidad, Facultad, Centro o Sede en el que se avala la solicitud de cierre.
• Formulario de solicitud de cambio de responsable y traslado de activos fijos.

Nota: Para todos los casos, debe realizarse un análisis de parte de la FUNDAUNA que garantice que el personal relacionado con el proyecto no tiene pendientes.

• Acuerdo Consejo Académico de Unidad y Facultad, Centro o Sede: Acuerdo de cierre de la Unidad Académica (Sujeto a la aprobación del informe final).
• Traslado de activos (si corresponde).
• Oficio de cierre de la cuenta a FUNDAUNA.

Nota: Para todos los casos, debe realizarse un análisis de parte de la FUNDAUNA que garantice que el personal relacionado con el proyecto no tiene pendientes.

Para cerrar un proyecto de cooperación es requerido que el proyecto no cuente con obligaciones en FUNDAUNA, por lo que inicialmente, debe comunicarse con la/el ejecutivo a cargo para conocer el estado de los ingresos/egresos y se haga un reporte de los activos del proyecto (en caso de haberlos). El ejecutivo le enviará el reporte de ingresos y egresos, así como el detalle de los activos para que sean presentados en el Consejo Académico de Unidad, Facultad, Centro, quien tomará la decisión sobre cómo proceder con los remanentes o activos (esto exclusivamente si el convenio/ carta no lo indica). Una vez se tenga esta información, FUNDAUNA enviará una constancia de cierre.

Posterior, se debe enviar oficio dirigido a la dirección de la oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa (AICE) con los siguientes documentos:

• Acuerdo del Consejo Académico de Unidad, Facultad, Centro o Sede en el que se avala la solicitud de cierre.
• Constancia de cierre por parte de la Fundación.
• Formulario de solicitud de cambio de responsable y traslado de activos fijos (en caso de tener activos).

Nota: Para todos los casos, debe realizarse un análisis de parte de la FUNDAUNA que garantice que el personal relacionado con el proyecto no tiene pendientes.

• Acuerdo de solicitud de cierre de la cuenta por parte del Consejo de Gestión Académica (CGA) en el cual se indiquen los datos del proyecto y la justificación del cierre.
• Si existen recursos financieros y/o activos al cierre de la cuenta se debe trasladar mediante una modificación presupuestaria o un formulario de traslado de activo con el propósito de darle un destino específico en beneficio de la unidad, facultad, centro o sede.

Nota: Para todos los casos, debe realizarse un análisis de parte de la FUNDAUNA que garantice que el personal relacionado con el proyecto no tiene pendientes.

• Acuerdo del Consejo Académico de Unidad, Facultad, Centro o Sede en el que se avala la solicitud de cierre.
• Formulario de solicitud de cambio de responsable y traslado de activos fijos.
• No debe poseer pago de facturas de proveedores pendientes

Nota: Para todos los casos, debe realizarse un análisis de parte de la FUNDAUNA que garantice que el personal relacionado con el proyecto no tiene pendientes.

Estas actividades deberán ser ingresadas al sistema de  información correspondiente, como una actividad universitaria puntual, es obligatorio liquidar y cerrar la cuenta en el plazo máximo de tres meses  después  de  concluida  la  actividad:

• Acuerdo del Consejo Académico de Unidad, Facultad, Centro o Sede en el que se avala la solicitud de cierre.
• No debe poseer pago de facturas de proveedores pendientes

Nota: Para todos los casos, debe realizarse un análisis de parte de la FUNDAUNA que garantice que el personal relacionado con el proyecto no tiene pendientes.

• Aval de la vicerrectoría respectiva
• Formulario de solicitud de cambio de responsable y traslado de activos fijos.
• No debe poseer pago de facturas de proveedores pendientes

Nota: Para todos los casos, debe realizarse un análisis de parte de la FUNDAUNA que garantice que el personal relacionado con el proyecto no tiene pendientes.